Kedvezőtlen piaci helyzetben – válságban – elég nagy pazarlásnak tűnik a meglévő lehetőségeket kihasználatlanul hagyni. Ennek a viselkedésnek a hátterében nem feltétlenül a tudatlanság húzódik meg, sokkal inkább az információ hiány. Az információ hiány létezése még akkor is fennállhat, ha körül vagyunk véve mindenféle információs rendszerrel, ugyanakkor – szinte minden szervezetben - egyszerre van jelen az információ többlet, és az információ hiány.

Az információs rendszer alatt ebben az esetben nem kell feltétlenül informatikai rendszert érteni. Tipikus esetnek tekinthető pl., hogy a vállalkozások – külső könyvelő céget alkalmazva – nincsenek tudatában a könyvelési rendszerből kinyerhető információk jellegével, hasznosíthatóságával. A könyvelést nem tekintik információs rendszernek, csak kötelező nyűgnek. Ez talán az egyik leggyakoribb példa, de ugyanez elmondható sok más területtel kapcsolatban is. Az információ tehát gyakran rendelkezésre áll, csak nem a megfelelő helyen, időben és formában.

Azaz valójában nem tudjuk, amit tudunk.

Az információval, mint erőforrással való gazdálkodás, bár terjedőben van, de nem tekinthető általánosnak, ugyanakkor ez az a tevékenység, ami valóban létező belső erőforrásokra támaszkodik, amelyeket nem kell külön megszerezni, csak megfelelő módon gyűjteni, rendszerezni és tárolni. A megoldáskeresők egy része – ezt felismerve - eljut addig a gondolatig, hogy az információgazdálkodási problémákra visszavezethető hiányosságait informatikai beruházással kívánja csökkenteni..

Praktikus megoldásként tehát célszerű vásárolni egy (újabb) informatikai rendszert. Az majd megoldja a problémát, vagy mégsem?

Az informatikai projekteken végigtekintve azt látjuk, hogy sajnos egy-egy ilyen beruházás nem mindig hozza meg a kívánt eredményt. Legtöbbször szó nincs arról, hogy a megvásárolt eszközök ne lennének alkalmasak a feladatra, vagy a szállító ne végezne lelkiismeretes munkát. A bevezetésük, alkalmazásuk módjával van a baj.

Melyek azok a pontok ahol a vevő és szállító közös munkája sikeresebbé tehető, illetve melyek azok a fő jellemzők, amelyek befolyásolása szükséges?

 

A beszerzés gondolata – ahogy a példát láttuk – a probléma megoldás része, de a probléma nem feltétlenül az eszköz hiánya, hanem az eszköz által elérhető eredmény hiánya.

Ahogy a klasszikus példa mondja, amikor az ácsmester elmegy fúrót venni, akkor valójában lyukra van szüksége nem pedig fúróra. A gyakorlatban sokszor azt látjuk, hogy az elérendő eredmény nincs pontosan tisztázva, ami nem is csoda, hiszen már ehhez is érdemes lenne külső szakértőt bevonni. Ennek következtében leegyszerűsödik a helyzet egy eszköz beszerzésére, hiszen az megszámolható, mérhető.

Ha megkérdezünk például egy fúró kereskedőt, hogy van-e jó fúrója, bizonyosan tud adni többfélét, ismert áron, ismert határidővel. Ha azt kérdezzük tőle, hogy tudna-e nekünk 1000 darab lyukat adni, különféle fadarabokba, különféle helyszíneken, különféle méretben - korántsem lesz ilyen jól körülhatárolható az ajánlata. Azt meg végképp nem fogja figyelembe venni, hogy lyukat esetleg nem csak fúróval lehet készíteni, hiszen ő fúrót árusít.

 

Ha egy kisvállalkozás jól elműködött eddig projekttervező és követő szoftver nélkül, akkor – még ha a projekt szervezési elvek alkalmazása javítaná is a működését – nem biztos, hogy egy pontos projekt dokumentációt és projektvezetést megkövetelő integrált rendszer bevezetése pozitív eredményeket hoz, pláne rövidtávon. De ugyanezt szinte minden – nem kötelezően adminisztrálandó – területről elmondhatjuk.

Fontos tehát, hogy a szervezet fejlettsége, belső kultúrája képes legyen befogadni a kiválasztott megoldást.

Ha már befogadásról beszélünk, akkor említést kell tenni a befogadás folyamatáról is.

Hogy is kezdődött? Nem volt elég információ valamiről, vegyünk tehát egy rendszert, mely segít ezeket az információkat előteremteni. Tudott vajon a cég eddig ezekről az információkról? Azt kell mondjuk, bizony igen.

Eltitkolták a munkatársak? Nos, remélhetőleg nem akarta senki eltitkolni, egyszerűen a cég szervezeti működése nem produkálta felhasználható formában és időben. Lehetséges, hogy egy bevezetett rendszer ezt önmagában megoldja? Alighanem ez sem fog sikerülni, hacsak változtatásokat nem viszünk be az emberek és az informatikai rendszerek együttműködésébe.

Tapasztalatunk szerint egy informatikai rendszer beszerzése mindig jár kisebb-nagyobb szervezeti változásokkal. Persze, hihetjük úgy is, hogy ez nem fog megtörténni, de akkor – ha mégis lezajlik - tervezetlenül történik, és megjósolhatatlan végeredménnyel.

Az informatikai beruházások által okozott szervezeti változások sokrétűek lehetnek, érinthetik a szervezeti struktúrát, az együttműködés, kommunikáció módját, az információáramlás sebességét, stb. a lényeg mindebben a változás.

Összegezve tehát, azt tapasztaltuk, hogy sok közös akadály bukkan fel a beruházások sikerének útján. Ebből villantottam fel néhányat.

 

Az említettek pontokba szedve:

1. A beszerzés célja valamilyen probléma megoldása, de nem a problémamegoldást vásároljuk meg, hanem egy eszközt, amelyről azt hisszük segít megoldani a problémát.

2. A probléma elemzése nélkül vágunk bele a megoldás keresésébe, az adott problémához értő szakértő segítsége nélkül, így gyakran csak tüneti kezelést alkalmazunk, és nem a probléma okát szüntetjük meg.

3. Összevonjuk a probléma megkeresését a megoldásával, amelyet ha egyetlen személyre, csoportra bízunk, akkor összemosódik a két feladat, és akaratlanul is torzul a szállított megoldás.

4. Az ismertetett nehézségek következtében egy konkrét eszköz bevásárlására koncentrálunk, és az adott eszköz típus forgalmazója nyilvánvalóan csak az általa forgalmazott eszközökkel adható megoldást tudja nyújtani, azokra koncentrál, így az okok megszüntetése helyett egy részprobléma megoldását kapjuk meg.

5. A probléma megoldás része kell, legyen a cég szervezeti működéséhez való igazítás, a vállalkozás adott területen elért fejlettségének a felmérése, bekalkulálása a rendszer bevezetésbe, használatba.

6. A rendszer bevezetése változás. Lehet, hogy a változásra jobban vágytunk, mint magára a rendszerre. Viszont ezt a változást lehet és érdemes tervezni, menedzselni a biztosabb eredmény érdekében.

 

Összefoglalvatehát a válság, - mint speciális piaci helyzet - alkalmazkodást igényel. Az alkalmazkodásnak fontos eleme az erőforrásokkal való hatékonyabb gazdálkodás, a belső erőforrások felszabadítása.

A vállalkozás szervezetében áramló információ ugyanúgy tőkét, erőforrást jelent, mint a bankban lévő pénz, vagy a raktárban lévő áru (pl. elég arra gondolni, ha pontosan tudjuk az elfekvő készletek mértékét, forgását mérni, akkor ezek közvetlenül is tőkévé konvertálhatók és ez csak az információ kezelésétől függ). Ennek megfelelően tehát logikus és hasznos beruházás lehet az informatikai támogatás bővítése, javítása.

Viszont alapos problémaelemzés, pontos célkitűzés, a vállalkozás működésének, szervezetének és az informatika rendszernek az összehangolása és a szervezeti változás tervezése nélkül nem aknázzuk ki a beruházás által teremthető értéket, és ami még rosszabb, lehet, hogy azt sem tudjuk megmondani milyen hasznot hozott maga a beruházás.

Mint a szektorral foglalkozó szakember, azt látom, hogy ezeket a csapdákat akkor tudjuk legjobban elkerülni, ha az együttműködés során magunkévá tesszük a vállalkozások problémáit, és azokra közösen keressük meg az elérhető legprofesszionálisabb megoldást. Az elején felvetett kérdésre tehát a válasz, hogy a válság is egy piaci helyzet, amelyre a lehetséges jó válasz a változás, az alkalmazkodás, amelynek eszköze, motorja lehet a jól kézben tartott informatikai fejlesztés.

 

Kis Antal

 

Forrás: www.amonthil.eu

http://www.amonthil.eu/Publik%C3%A1ci%C3%B3k/KKVversenyel%C5%91ny/tabid/65/Default.aspx